Datenschutz für Mitarbeiter

Datenschutzerklärung für Mitarbeiter

Warum erhalten Sie diese Datenschutzinformationen?

Wir freuen uns, Sie in unserem Unternehmen begrüßen zu können! Im Rahmen Ihres Arbeitsverhältnisses benötigen wir einige Unterlagen und Informationen von Ihnen, die wir bereits abgefragt haben oder noch anfordern werden. Dabei erhalten wir natürlich auch Ihre personenbezogenen Daten und unter Umständen Sie betreffende Dokumente. Die sogenannte Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) enthält nun einige Vorgaben, wie mit diesen Daten umzugehen ist und wie wir Sie dabei informieren müssen. Schon zum Zeitpunkt der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie nach Art. 13 DS-GVO das Recht, über bestimmte Punkte aufgeklärt zu werden.

Wer ist der Verantwortliche?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Verlagsgrosso Nord GmbH & Co. KG. Sie erreichen uns unter der Anschrift Über der Dingelstelle 12a, 39171 Sülzetal, der Telefonnummer +49 (0) 39205 – 6500 und der E-Mail-Adresse info@verlagsgrosso-nord.de. Wir werden gesetzlich durch unsere Komplementärin – die Verlagsgrosso Nord Verwaltungs GmbH – und deren Geschäftsführer Michael Fischer, Katharina Horsch-Littig und Dr. Michael Rathje vertreten.

Wie erreiche ich den Datenschutzbeauftragten?

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten benannt, den Sie bei der MORGENSTERN consecom GmbH, Große Himmelsgasse 1, 67346 Speyer und unter der Telefonnummer +49 (0) 6232 – 10011944 erreichen können.

Zu welchen Zwecken werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen. Dazu zählt insbesondere die Personalverwaltung, die Führung von Personalakten, die Auszahlung von Gehältern, die Dokumentation von erforderlichen Beschäftigtenqualifikationen, die Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen und die Ausübung unserer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber. Weitere Zwecke sind Vertragsmanagement, Zeitmanagement und Anwesenheitskontrolle. Bei der Abwicklung von geschäftlichen Vorgängen entstehen außerdem steuerrechtlich relevante Dokumente wie Handels- oder Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Buchungsbelege, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten können. Diese Dokumente werden von uns aufbewahrt, um gesetzlich bestehenden Aufbewahrungspflichten nachzukommen.

Auf welcher Rechtsgrundlage basiert die Verarbeitung?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ist gesetzlich ausdrücklich erlaubt (§ 26 Abs. 1, 3 BDSG). Das betrifft alle Vorgänge, die konkret mit Ihrer Beschäftigung zusammenhängen (z.B. Auszahlung von Gehalt, Entgegennahme von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Anmeldung zu Weiterbildungsmaßnahmen, Leistungsbeurteilungen). Ferner ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gestattet (Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO). Diese bestehen in der Digitalisierung von Dokumenten, der Umsetzung einer elektronischen Datenverarbeitung, dem Controlling, der besseren Planung von Arbeitskapazitäten, der besseren und effizienteren Leistung gegenüber Kunden und der Optimierung der stattfindenden Arbeitsabläufe insgesamt. Zu manchen Datenverarbeitungen sind wir gesetzlich verpflichtet (Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO).

Müssen Sie Ihre personenbezogenen Daten mitteilen?

Sofern wir bestimmte personenbezogene Daten oder Dokumente bei Ihnen anfordern, sind diese entweder für die Beschäftigung erforderlich oder die Bereitstellung ist gesetzlich vorgeschrieben. Im Falle der Nichtbereitstellung können wir Sie nicht beschäftigen (weil z.B. gesetzlich bestehende Meldepflichten nicht eingehalten werden oder wir Ihr Gehalt nicht ausbezahlen können). Wir fragen natürlich nur die Daten ab, die für das Beschäftigungsverhältnis auch wirklich erforderlich sind.

An wen werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben?

Im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten an verschiedene Empfänger weitergeleitet. Dazu gehören Mitarbeiter aus der Personalabteilung und der Buchhaltung, Banken, Steuerberater, der Betriebsarzt, unsere Fachkraft für Arbeitssicherheit, Rechtsanwälte, Behörden, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen und die Agentur für Arbeit. Wir setzen ferner einige Dienstleister ein, die im Rahmen ihrer Leistungserbringung Ihre personenbezogenen Daten zur Kenntnis nehmen könnten (z.B. bei der Wartung unserer IT-Systeme oder der Vernichtung von Papierunterlagen). Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten bzw. die Einsichtnahme erfolgt dabei immer aufgrund einer gesetzlichen Erlaubnis oder basiert auf einer ordnungsgemäßen Auftragsverarbeitung.

Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten an Drittländer außerhalb der EU oder des EWR zu übermitteln. Wir verwenden aber bestimmte Softwareanwendungen, bei denen ein solcher Transfer stattfindet. Lesen Sie hierfür bitte die speziellen Datenschutzinformationen für die jeweilige Software.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Die Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten richtet sich in erster Linie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie nach unserem berechtigten Interesse. Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten und Unterlagen 10 Jahre ab dem Zeitpunkt Ihres Ausscheidens aus unserem Unternehmen aufbewahrt und dann gelöscht. Kürzere Aufbewahrungszeiträume können sich bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten), Leistungsdaten (z.B. Bewerbungsunterlagen) und Zeiterfassungsdaten (z.B. Überstunden) ergeben. Längere Aufbewahrungszeiträume ergeben sich bei den von Ihnen im Rahmen Ihrer Arbeit erstellten Dokumente mit Kundenbezug.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO). Bitte beachten Sie, dass Sie diese Rechte jederzeit geltend machen können. Das bedeutet allerdings nicht, dass diese auch erfüllt werden müssen. Sie können z.B. nicht die Löschung Ihrer personenbezogenen verlangen und gleichzeitig bei uns arbeiten.

Wenn Sie eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Auf die bereits stattgefundene Verarbeitung hat dies allerdings keinen Einfluss.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie ein Widerspruchsrecht, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO).

Sie haben das Recht, sich jederzeit an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden.